The HCIAS Structured Doctoral Program Das Strukturierte Promotionsprogramm des HCIAS

Die Bewerbung und Zulassung als Mitglied im HCIAS-Promotionsprogramm ist ein dreistufiger Prozess, an dem das HCIAS, die Fakultät, an der die Promotion angemeldet wird, und die Graduiertenakademie beteiligt sind.

PHASE 1 – Bewerbung für das Promotionsprogramm am HCIAS, der Einrichtung, die für die Programmdurchführung verantwortlich ist 

PHASE 2 – Beantragung der Zulassung an der Fakultät, die nach erfolgreicher Verteidigung und Veröffentlichung der Dissertation den Doktorgrad verleiht; Doktorand*innen am HCIAS melden ihre Promotion an der Fakultät ihres Erstbetreuers bzw. ihrer Erstbetreuerin an.

PHASE 3 – Immatrikulation als Doktorand*in an der Universität Heidelberg

Schritt 1: Sie haben eine Idee für ein Promotionsprojekt, das Sie im Rahmen des HCIAS-Promotionsprogramms durchführen möchten. Wenn Sie bereits Kontakt zu einer*m potenziellen Betreuer*in am HCIAS haben, besprechen Sie mit dieser*m Ihre ersten Ideen. Wenn Sie sich bezüglich der Betreuung unsicher sind, wenden Sie sich per E-Mail an die Programmkoordination. Bitte stellen Sie sicher, dass ihre E-Mail folgende Informationen enthält

• Kurzes Motivationsschreiben für die Teilnahme am Promotionsprogramm (max. 1.500 Zeichen, auf Englisch)
• Akademischer Lebenslauf mit Angabe des Datums und der Note Ihres Masterabschlusses sowie des Themas Ihrer Masterarbeit (auf Englisch) 
• Kurzer Projektvorschlag für ein Thema, das Sie in Ihrer Doktorarbeit bearbeiten möchten, einschließlich Ihrer Forschungsziele und Ihrer Ideen für die konzeptionellen und methodischen Ansätze (max. 3.000 Zeichen, auf Englisch)

Auf der Grundlage des Projektvorschlags und Ihres disziplinären Hintergrunds prüfen wir, ob es am HCIAS eine*n passende*n potenziellen Betreuer*in gibt und bringen Sie mit dieser*m in Kontakt.

Schritt 2: Sie besprechen Ihren Projektvorschlag mit Ihrer*m potenziellen Betreuer*in, mit dem*r Sie dann gemeinsam einen ungefähren Zeitplan für die Promotion erstellen. Mit Ihrem*er potenziellen Betreuer*in und der Programmkoordination besprechen Sie auch die Finanzierungsmöglichkeiten. Das HCIAS bietet kein Stipendienprogramm für Doktorand*innen an, unterstützt Sie aber bei der Bewerbung um Stipendien, die von Einrichtungen in Deutschland oder Ihrem Heimatland angeboten werden.

Schritt 3: Bewerbung um die Zulassung zum Promotionsprogramm des HCIAS. Die Bewerbung erfolgt per E-Mail an die Programmkoordination mit den folgenden Unterlagen (alle auf Englisch):

• Kurzes Motivationsschreiben für die Teilnahme am Promotionsprogramm (max. 1.500 Zeichen)
• Akademischer Lebenslauf mit Angabe des Datums und der Note Ihres Masterabschlusses sowie des Themas Ihrer Masterarbeit 
• Aktualisierte Version Ihres Projektvorschlags für die Dissertation, in welchem sie nun auch angeben mit welchem*r Betreuer*in Sie zusammenarbeiten möchten und bei welcher externen Finanzierungseinrichtung Sie sich gerne bewerben möchten (max. 4.500 Zeichen)

Ihre Bewerbung wird dann vom Programmkomittee begutachtet, das darüber entscheidet, ob Ihr Projektvorschlag befürwortet, unter Vorbehalt befürwortet oder abgelehnt wird.

Sobald das Programmkomittee Ihren Projektvorschlag angenommen hat, werden Sie von der Programmkoordination benachrichtigt und erhalten ein vorläufiges Zulassungsschreiben zum HCIAS Promotionsprogramm. 

Schritt 1: Sie erstellen in Abstimmung mit Ihrem*r zukünftigen Betreuer*in das finale Exposé Ihrer Dissertation. Das Exposé ist eine Zusammenfassung Ihres Forschungsvorhabens und kann eine ausführlichere Version des Projektvorschlags sein, den Sie der Bewerbung für das HCIAS-Promotionsprogramm vorgelegt haben (4.500 bis 6.500 Zeichen, auf Englisch). Das Exposé muss von Ihrem*r künftigen Betreuer*in unterzeichnet werden.

Schritt 2: Sie erarbeiten in Abstimmung mit ihrem*r zukünftigen Betreuer*in eine Promotionsvereinbarung (Formular der Fakultät), die die zentralen und die obligatorischen ergänzenden Bestandteile des strukturierten Programms am HCIAS widerspiegelt.

Schritt 3: In Abstimmung mit der HCIAS-Programmkoordination registrieren Sie sich im Online-Portal heiDOCS und erstellen ein Online-Doktorand*innenprofil.

Schritt 4: Antrag beim Dekanat auf Zulassung an der jeweiligen Fakultät. Der Antrag wird per E-Mail mit den folgenden Dokumenten gestellt:

• Exposé
• Promotionsvereinbarung
• Ausgefüllter Antrag auf Zulassung (auf der Website der Fakultät zu finden)
• Beglaubigte Kopien der Abschlusszeugnisse. Bei ausländischen Zeugnissen fügen Sie bitte beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche oder Englische bei
• Lebenslauf mit Ihren persönlichen Daten und Ihren Kontaktdaten
• Kopie Ihres Personalausweises oder Ihres Reisepasses
• Kopie des vorläufigen Zulassungsschreiben zum HCIAS-Promotionsprogramm

Die Unterlagen werden an den Promotionsausschuss der Fakultät weitergeleitet, der über Ihren Antrag auf Zulassung entscheidet. Weitere Informationen über das Bewerbungsverfahren finden Sie auf den Websites der einzelnen Fakultäten.

Schritt 1: Sie senden eine Kopie des Zulassungsschreibens der Fakultät an die Programmkoordination des HCIAS und werden offiziell als Teilnehmer*in des HCIAS Promotionsprogramms registriert

Schritt 2: Sie schicken eine weitere Kopie des Zulassungsschreibens an die Graduiertenakademie, schließen ihre Registrierung in heiDOCS ab und schreiben sich als Doktorand*in an der Universität Heidelberg ein.